NUSANTARAKALTIM, TANJUNGREDEB – Persoalan krisis ruang arsip kini mulai diwujudkan melalui pembangunan depo arsip permanen berlantai tiga yang dirancang sebagai pusat penyimpanan jangka pendek.
‎
‎Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Berau, Yudha Budisantoso mengatakan, keterbatasan ruang penyimpanan telah berlangsung cukup lama, dan selama ini membebani banyak organisasi perangkat daerah (OPD).
‎
‎Di beberapa OPD, arsip terpaksa ditempatkan di gudang dan bercampur dengan barang tak terpakai.
‎
‎“Jumlah perangkat daerah kita banyak, setiap tahun arsip terus bertambah. Dengan ruang yang ada sekarang, itu tidak cukup menampung semuanya” kata Yudhi, Jumat (21/11/2025).
‎
‎Menurutnya, penumpukan arsip terjadi karena proses penyusutan belum berjalan dengan baik. Masih banyak dokumen yang tidak memiliki nilai guna tetap disimpan, sehingga membuat pengelolaan tidak efisien.
‎
‎“Kalau penyusutan arsip tidak dilakukan, ruang penyimpanan akan terus penuh oleh dokumen baru. Bahkan ada yang ditaruh di gudang bercampur dengan barang rusak, dan itu bisa merusak dokumen penting,” ujarnya.
‎
‎Karena itu, pembangunan depo arsip dinilai menjadi langkah penting untuk memperbaiki tata kelola arsip daerah. Fasilitas tersebut dirancang mengikuti standar nasional setelah berkonsultasi dengan ANRI dan melakukan studi banding ke daerah lain.
‎
‎“Bangunannya berbeda dari gedung biasa karena mengikuti standar penyimpanan arsip. Arsip statis akan disimpan permanen,” jelas Yudha.
‎
‎Ia menegaskan arsip statis mencakup dokumen penting, seperti arsip pilkada, foto, rekaman, dan data sejarah pemerintahan.
‎
‎Setelah depo beroperasi, seluruh arsip statis dari OPD akan dipusatkan di Lembaga Kearsipan Daerah untuk dipelihara permanen sebagai bukti hukum dan rujukan sejarah.
‎
‎“Meskipun fisiknya dimusnahkan, catatannya tetap ada sebagai dasar pertanggungjawaban. Jika ada kasus hukum, kami bisa membuktikan pemusnahan dilakukan sesuai prosedur,” tegasnya.
‎
‎Pembangunan depo arsip tiga lantai diperkirakan selesai dalam beberapa tahun dan menjadi investasi jangka panjang untuk menjaga memori daerah.
‎
‎Reporter : Akmal