NUSANTARAKALTIM, ‎‎TANJUNG REDEB – Asisten III Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Berau, Maulidiyah, menegaskan bahwa proses pemusnahan arsip pemerintah tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan melalui prosedur panjang dan ketat untuk memastikan keamanan data serta kepastian hukum. ‎‎

Ia menjelaskan bahwa tahapan dimulai dari pembentukan tim khusus yang terdiri dari OPD teknis yang memahami kearsipan, termasuk bagian hukum.

‎‎“Prosedurnya dibentuk tim dulu. Tim ini terdiri dari OPD-OPD teknis yang mengetahui tentang kearsipan, salah satunya bagian hukum yang memahami kondisi arsip,” ujarnya. Kamis (20/11/2025) saat ditemui.

Setelah terbentuk, tim melakukan verifikasi dan memilah arsip untuk menentukan mana yang sudah melewati masa simpan dan boleh dimusnahkan.

‎‎Proses ini, kata dia, membutuhkan waktu karena setiap arsip harus ditelaah dengan cermat sebelum diputuskan untuk dimusnahkan.‎‎

“Jadi prosesnya panjang juga,” ujarnya. ‎‎

Maulidiyah memastikan bahwa pemusnahan arsip tidak menghilangkan jejak administrasi yang dapat digunakan untuk kepentingan hukum.

‎‎“Walaupun secara fisik sudah tidak ada, tetapi catatan tetap ada. Jadi kalau ada masalah hukum, arsip tetap bisa dimanfaatkan,” tegasnya.

‎‎Selain pencatatan manual, pihaknya juga mendorong digitalisasi arsip untuk memperkuat keamanan data melalui sistem Selikandi. ‎‎Ia mengakui penerapan sistem tersebut masih tergolong baru tetapi terus dioptimalkan agar pengelolaan arsip semakin baik ke depannya.

‎‎“Semoga kearsipan kita semakin baik, bisa ter-digitalkan dengan baik,” ucapnya. ‎‎

Maulidiyah menambahkan bahwa penggunaan e-arsip sudah mulai dilakukan meskipun masih dalam tahap penyempurnaan.‎‎Terkait fasilitas fisik, ia mengungkapkan bahwa tempat penyimpanan arsip telah mulai dibangun.

Lahan dan struktur gedung sudah tersedia, namun belum dapat difungsikan karena kelengkapannya belum sepenuhnya selesai.

‎‎“Lahan sudah ada, bangunan juga sudah ada tapi masih rangka. Kita bertahap, belum bisa difungsikan,” jelasnya.

‎‎Ketika ditanya mengenai kemungkinan operasional pada tahun 2025, dirinya belum dapat memberi kepastian.

‎‎“Kayaknya belum, karena tahun 2024 dan 2025 masih masa pembangunan,” Tutupnya.

‎‎Reporter : Akmal